企業(yè)里各種會(huì)議不可避免，人們也期望通過(guò)會(huì)議取得成果，包括觀點(diǎn)一致、理解、資源分配、項(xiàng)目立項(xiàng)、權(quán)力部署、工作推進(jìn)等等，所以我認(rèn)為如果讓會(huì)議具備活力，將會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作效率及人員狀態(tài)產(chǎn)生莫大的好處，因此在我的團(tuán)隊(duì)管理經(jīng)歷中，非常重視開(kāi)會(huì)的質(zhì)量，我希望每一次會(huì)議后從人們臉上看到的是振奮、興趣以及接下來(lái)對(duì)執(zhí)行的“蠢蠢欲動(dòng)”。
但多數(shù)情況下，職場(chǎng)人參與的會(huì)議都令人生厭，怎么形容呢？節(jié)奏緩慢、內(nèi)容發(fā)散、毫無(wú)結(jié)論、令人沮喪、浪費(fèi)時(shí)間等等，這是我在接觸其他團(tuán)隊(duì)時(shí)得到的反饋。
我也參與過(guò)許多討厭的會(huì)議，甚至是令人絕望的會(huì)議。去年機(jī)緣巧合，因?yàn)槟成鲜泄緞?chuàng)始人描述的愿景打動(dòng)了我，加入公司擔(dān)任副總裁，可我很快發(fā)現(xiàn)與預(yù)想的狀況差距太大，問(wèn)題出現(xiàn)在一群高層人員身上，他們熱衷于組織各種會(huì)議來(lái)烘托自己的位置。長(zhǎng)達(dá)兩三個(gè)小時(shí)的會(huì)議都在聽(tīng)下屬讀ppt，我很困惑，那么多人參加的會(huì)議時(shí)間多么寶貴，為什么會(huì)前不能看材料，卻要每周花數(shù)個(gè)小時(shí)聽(tīng)各個(gè)下屬讀報(bào)告，然后高管現(xiàn)場(chǎng)做出一些指示，似乎會(huì)議越是壓抑和緊張，他們?cè)绞怯X(jué)得滿足。這些情況讓我日漸失望，直到最后一根稻草的出現(xiàn)。當(dāng)時(shí)創(chuàng)始人跟我說(shuō)周末有個(gè)會(huì)議，而我在出差途中只能遠(yuǎn)程參會(huì)，我知道這個(gè)議題以他們的風(fēng)格又是拖沓冗長(zhǎng)毫無(wú)價(jià)值的討論，所以提前一晚上花半個(gè)小時(shí)把議題需要的執(zhí)行要點(diǎn)和思路框架做了出來(lái)。
第二天果然如此，我并未主動(dòng)發(fā)言，直到創(chuàng)始人對(duì)這些PPT不耐煩，問(wèn)我想怎么做的時(shí)候，我只用了三分鐘便把要點(diǎn)一條條清楚地列了出來(lái)，這是創(chuàng)始人要的東西。不過(guò)很遺憾，公司一直對(duì)我很好也足夠尊重，但我的內(nèi)心卻對(duì)這樣的模式感到絕望，同級(jí)別的人我無(wú)力去改變，會(huì)后就毫不猶豫提交了辭呈，因?yàn)槲艺湎ё约旱臅r(shí)間，需要去做更有價(jià)值的事情。
根本原因在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有意識(shí)到開(kāi)會(huì)是一件多么昂貴的事情，所以不會(huì)用心設(shè)計(jì)如何把會(huì)開(kāi)好，容忍一群高薪人士白白耗費(fèi)時(shí)間。我當(dāng)時(shí)悄悄計(jì)算了一下，開(kāi)會(huì)的這群人年薪總和接近兩個(gè)億了，就算按高管一年365天都在工作，每天工作10小時(shí)計(jì)算，每小時(shí)僅人工成本就已經(jīng)近5.5萬(wàn)，這種會(huì)一開(kāi)就是三四個(gè)小時(shí)，每個(gè)月好幾次，一年下來(lái)會(huì)議成本高達(dá)近千萬(wàn)！再加上中基層參與龐大數(shù)量的會(huì)議，恐怕人工核算下來(lái)會(huì)議成本是個(gè)天文數(shù)字，但開(kāi)會(huì)用掉的時(shí)間又產(chǎn)生了多少價(jià)值呢？我甚至在想，他們?cè)趺丛敢獍炎约簩氋F的時(shí)間耗費(fèi)在毫無(wú)意義的會(huì)議上，除非他們的收入中有相當(dāng)大一部分屬于“不勞而獲”，因?yàn)闀?huì)議開(kāi)了一天，工資照樣拿到手，否則作為人怎會(huì)不珍惜自己的時(shí)間呢？
員工們也是特別討厭占據(jù)他們?cè)S多時(shí)間又毫無(wú)意義的會(huì)議，畢竟他們身上還有很多事情，還有KPI，無(wú)效的會(huì)議只會(huì)加重他們的負(fù)擔(dān)。
如何召開(kāi)不令人討厭的會(huì)議呢？關(guān)鍵在于會(huì)議的組織者，他必須懂得促進(jìn)會(huì)議的方法，讓參會(huì)人付出的時(shí)間不會(huì)浪費(fèi)，老胡根據(jù)自己的管理經(jīng)驗(yàn)在此介紹三種方法。
第一，站出來(lái)結(jié)束無(wú)序的討論
有一些需要各方給予意見(jiàn)的會(huì)議，在會(huì)議上會(huì)陷入爭(zhēng)論，并且作為旁觀者你會(huì)看到他們爭(zhēng)論都不在一個(gè)點(diǎn)子上。即使會(huì)議室里有電子白板，也盡是畫(huà)滿了潦草而相互沖突的圖和文字，只有寫(xiě)的人自己知道是什么，其他人都沉浸在自己的意見(jiàn)中。看起來(lái)氛圍活躍，實(shí)則完全無(wú)法達(dá)成一致意見(jiàn)。
這個(gè)時(shí)候，需要會(huì)議的組織者站出來(lái)（以前我分享過(guò)會(huì)議最好要有高一級(jí)別的人參加，才會(huì)易于做出決策），將剛才大家討論的問(wèn)題和觀點(diǎn)逐一列出來(lái)，把明顯不屬于議題的建議刪掉，給大家看到這樣的架構(gòu)，問(wèn)每個(gè)人是否準(zhǔn)確表達(dá)了他們的意見(jiàn)，再開(kāi)始一個(gè)接一個(gè)地解決問(wèn)題。雖然還是會(huì)存在爭(zhēng)議，但就從無(wú)效走向聚焦，爭(zhēng)議變得有效。
會(huì)議的組織者一定要投入精力去幫助與會(huì)人員清晰架構(gòu)，去探索能走向認(rèn)同的議題，這需要他具備冷靜的旁觀者頭腦。
第二，引導(dǎo)會(huì)議的節(jié)奏
很多時(shí)候，會(huì)議的主題和議程變成了擺設(shè)，雖然討論要有靈活性，讓參會(huì)人員能充分表達(dá)自己的意見(jiàn)，但很多時(shí)候人們的討論卻偏題跑到另外一邊去了，甚至還滔滔不絕地講著。
這個(gè)時(shí)候，作為會(huì)議的組織者應(yīng)該禮貌地打斷談話，提醒大家關(guān)注本次會(huì)議的議題和議程，要求他們暫時(shí)擱置“熱烈”的討論。當(dāng)然，如果偏離的話題非常有價(jià)值，那可以提議確定另外一個(gè)專題會(huì)議或者調(diào)整本次會(huì)議的議程。
在整個(gè)過(guò)程中，還需要關(guān)注參會(huì)人員的發(fā)言情況，有些人說(shuō)得太多，而有些人一言不發(fā)，這時(shí)候就需要控制一下發(fā)言權(quán)，這也是在偏離話題時(shí)回到主題的好辦法。
例如，原本討論新業(yè)務(wù)版塊的會(huì)議，卻被某位平常愛(ài)說(shuō)話且較為強(qiáng)勢(shì)的中層偏離到部門(mén)績(jī)效指標(biāo)的不滿上去，這時(shí)候主持人可以趁他說(shuō)話的間隙控制節(jié)奏：“好的，你說(shuō)的這些我們可以再討論，現(xiàn)在我想聽(tīng)一下XX經(jīng)理的意見(jiàn)，他一直很認(rèn)真地聽(tīng)大家意見(jiàn)，想必也有了自己的想法。”
但是，引導(dǎo)會(huì)議節(jié)奏最難的情況就在于有邀請(qǐng)上級(jí)參加時(shí)，恰恰是上級(jí)偏離了話題，這其實(shí)很常見(jiàn)。上級(jí)可能看到會(huì)議中呈現(xiàn)的某項(xiàng)數(shù)據(jù)或者內(nèi)容而感到不快，就會(huì)很容易轉(zhuǎn)移到某件事或者某個(gè)人上面說(shuō)個(gè)不停，而其他人則不敢吭聲，生怕戰(zhàn)火燒到自己身上來(lái)，這種會(huì)議不僅將氛圍搞差，也會(huì)毫無(wú)結(jié)果可言。
但不管怎么樣，作為會(huì)議的組織者，就應(yīng)該有責(zé)任去引導(dǎo)會(huì)議的節(jié)奏。如果你是參會(huì)人群中的最高層級(jí)人員，對(duì)會(huì)議的控制責(zé)無(wú)旁貸；如果你邀請(qǐng)上級(jí)參會(huì)卻擔(dān)心他打亂節(jié)奏，那干脆就別邀請(qǐng)他參加，事后給予單獨(dú)的詳盡匯報(bào)即可。
需要提醒的是，能夠良好引導(dǎo)會(huì)議節(jié)奏的最佳辦法是做好充足的會(huì)前準(zhǔn)備以及設(shè)置會(huì)議引導(dǎo)者。我在組織重要會(huì)議時(shí)，會(huì)提前安排一位會(huì)議引導(dǎo)者，他會(huì)根據(jù)我的要求擬定議程，對(duì)每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間都會(huì)控制，并且督促與會(huì)人員會(huì)前提交相關(guān)資料并分享給所有參會(huì)者，每個(gè)人都清楚彼此的意見(jiàn)，就不用浪費(fèi)會(huì)議上的時(shí)間，把時(shí)間留給問(wèn)題的深入探討和決策。
第三，確定真正參與的人
我們希望會(huì)議結(jié)束后，每個(gè)人是清晰且充滿活力的，而不是迷茫地走出會(huì)議室，每個(gè)參會(huì)人員都真的感到自己參與進(jìn)去了，而不是毫無(wú)責(zé)任地來(lái)旁聽(tīng)，減少“混會(huì)議”的無(wú)效工作人員。
記得剛接手一個(gè)戰(zhàn)略項(xiàng)目的時(shí)候，第一次開(kāi)會(huì)就把我“驚”著了，下屬給我的參會(huì)名單足足有四十多個(gè)人，而我的計(jì)劃里并沒(méi)有涉及到他們。開(kāi)會(huì)時(shí)，我發(fā)現(xiàn)能回答問(wèn)題和參與探討的只是幾位核心成員，其他人讓我感覺(jué)不到需要參加的理由。我問(wèn)其中一位員工為什么會(huì)來(lái)參加這個(gè)會(huì)，她說(shuō)這個(gè)項(xiàng)目有她所在部門(mén)需要支持的，所以每次會(huì)議都叫上她來(lái)聽(tīng)。我恍然大悟，她來(lái)參加我這個(gè)會(huì)非常輕松，不用做任何事，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)到時(shí)，她就會(huì)回答是去參加胡總的項(xiàng)目會(huì)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自然不敢說(shuō)什么，但有些工作就受到了耽誤，就這樣有很多人都在“混會(huì)議”，還顯得特別忙，動(dòng)不動(dòng)就說(shuō)沒(méi)一點(diǎn)時(shí)間。
第二次會(huì)議開(kāi)始，參會(huì)人員就控制在了十人以內(nèi)，成員紛紛表示效率提高很多，以前雖然其他人不發(fā)言，但還要挨個(gè)通知、發(fā)會(huì)議紀(jì)要，明知沒(méi)有參與性還要顧及臉面地詢問(wèn)對(duì)方有什么意見(jiàn)，浪費(fèi)了很多時(shí)間，并且開(kāi)會(huì)時(shí)也得不到回應(yīng)，一大群人一聲不吭地坐在那里，對(duì)會(huì)議氛圍也不好。
這就需要做到務(wù)實(shí)不要擺排場(chǎng)，有些領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得自己開(kāi)會(huì)一定要各個(gè)部門(mén)都來(lái)參加才夠威風(fēng)，其實(shí)既耽誤了大量的人力資源，也讓“混會(huì)議”的人有了可乘之機(jī)。務(wù)必要確定真正參與的人，讓所有人都感受到會(huì)議是緊緊圍繞目標(biāo)的效率行為，這對(duì)他們參會(huì)的狀態(tài)會(huì)起到良好作用。
除了以上三點(diǎn)，特別需要提醒的是對(duì)于會(huì)議記錄的關(guān)注，這也是影響成員對(duì)會(huì)議看法的重要之處，任何一個(gè)上進(jìn)的成員都不希望投入時(shí)間后不了了之。一份好的會(huì)議記錄能對(duì)會(huì)議效果起到推進(jìn)作用。
即使有專門(mén)的記錄人員，也需要注意是否把會(huì)議內(nèi)容完整地記錄下來(lái)，尤其是會(huì)議上作出決策的下一步行動(dòng)步驟及重點(diǎn)事項(xiàng)。有人說(shuō)，會(huì)議記錄員是個(gè)有權(quán)力的職位，因?yàn)樗梢杂绊懯虑橛涗浀姆绞胶鸵獜?qiáng)調(diào)哪些方面。的確如此，所以會(huì)議的組織者更要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行審視，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多重要的事情、關(guān)鍵語(yǔ)句會(huì)出現(xiàn)遺漏，對(duì)重要的會(huì)議最好配置一個(gè)錄音筆，否則會(huì)議和執(zhí)行會(huì)脫節(jié)。
如果沒(méi)有人積極地扮演會(huì)議促進(jìn)者這個(gè)角色，多數(shù)會(huì)議就會(huì)傾向于成為很無(wú)聊、令人沮喪的事情，所以團(tuán)隊(duì)成員們認(rèn)為“開(kāi)會(huì)很令人討厭，要盡量避開(kāi)”，其實(shí)真正問(wèn)題不在于會(huì)議本身，而是會(huì)議該如何開(kāi)，這才是關(guān)鍵。
